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Le temps a son propre agenda

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S’il y a une chose que j’ai apprise à grands coups de soupirs et d’épisodes de révolte ces dernières années c’est que le temps a son propre agenda. Rien ne sert de vouloir trop, trop vite. Rien de sert de se fâcher ou de ruer dans les brancards. Rien ne peut usurper le temps qui fait son œuvre. Rien, ni même toi et toute ta fougue ou ton désir d’accélérer les choses.

 

Le timing

On a tous déjà entendu parler du fameux timing; être à la bonne place au bon moment. Peut-être l’as tu déjà vécu le timing parfait. Pour ma part, le timing idéal se traduit par une succession d’actes et de possibilités qui s’alignent en tout points; qui forment une constellation magnifique, fluide, en toute simplicité. Le timing a quelque chose de divin, de surnaturel et c’est un peu comme si une baquette magique oeuvrait autour de moi afin de concrétiser ma vision. C’est aussi ce qu’on appelle «se sentir dans le plan, se sentir sur son X».

Les opportunités

Le temps amène les opportunités qui traduisent de façon concrète l’œuvre qui se crée autour de nous, pour nous.  J’ai longtemps crée les opportunités et forcé les portes. J’ai voulu marcher contre le vent et tirer sur les feuilles de carottes pour les faire pousser plus vite! Et si les opportunités qui viennent à nous étaient de petites pierres blanches disposées pour guider notre route comme le petit poucet l’a fait avant nous? Le temps nous permet de solidifier notre vision et nos aspirations, il permet aussi de se mouler au flot de la vie. Le temps amènera à toi tout ce dont tu as besoin et souvent encore mieux que tu aurais pu l’imaginer. Le temps te permettra de t’en remettre à ton pourquoi, plutôt que d’être toujours dans le comment.

La relativité

Le temps n’est rien. Le temps est relatif. Le temps est un concept intangible que l’humain a traduit en mesures afin d’essayer de le comprendre, de le gérer. Mais il est bien plus malin le temps, il ne se laisse pas mettre en boîte. Si le temps est relatif et qu’il peut se passer plus en quelques jours qu’en toute une année entière, à quoi bon vouloir contrôler le temps? Si le temps est relatif et qu’il n’est en rien une mesure constante, pourquoi ne pas s’en remettre à son agenda plutôt que de lui imposer le nôtre?

 

Depuis que je fais confiance au temps et à son agenda, le mien s’est tellement simplifié et allégé! L’espace se crée pour l’essentiel et l’important. Les opportunités se succèdent dans une danse parfois rythmée parfois langoureuse mais jamais ennuyante. Depuis que j’ai accepté que le temps prenne son temps, qu’il a son propre agenda, je prends mon temps et je lui remets mon agenda. Et j’avance avec plus de confiance, de légèreté et même… avec plus de rapidité!

Zen to Done; une gestion de temps efficace!

Horloge

Comme vous tous, le défi de la gestion de temps en est un pour moi aussi! En tant qu’entrepreneure/professionnelle/maman/épouse/et j’en passe, j’ai toujours en tête d’améliorer ma gestion de temps afin de dégager de précieuses minutes et pouvoir les ajouter à des activités de détente ou qui me passionnent.

Une nouvelle méthode que je viens de découvrir sous cet angle me semble très appropriée et j’ai donc décidé de la mettre en pratique. Et vous, me suivez-vous dans ce changement d’habitudes?

Zen to Done

1- Collectez :

Le cerveau n’est pas fait pour emmagasiner un grand nombre d’informations. Il est impossible de tout retenir que ce que l’on doit faire :

– Tâches à faire;

– Projets en cours;

– Informations à conserver;

– Informations à donner.

La solution est de déléguer le tout à un système. Assurez-vous d’avoir un bloc note avec vous, ou un outil très simple portatif et facile à utiliser. De mon côté, j’utilise le bloc note de mon smart phone. Notez toutes les tâches, idées, projets ou autres informations qui vous viennent à l’esprit. Lorsque vous revenez à votre bureau, videz vos notes dans votre liste de choses à faire. Afin de concilier l’information dans le moins d’endroit possible, il est recommandé de n’avoir qu’un seul bloc note et qu’une seule boîte de réception pour classer vos documents.

2- Traitez:

Ne laissez pas les choses s’accumuler. Traitez votre messagerie au moins une fois par jour ou plus fréquemment si nécessaire (courriel, messagerie vocale, boîte aux lettres). Vous avez 5 choix pour prendre une décision sur chaque note déposée dans votre boîte de réception :

1. Supprimer;

2. Déléguer ;

3. Classer ;

4. Planifier une tâche (dans votre calendrier ou To do list);

5. Faites-le si cela prend moins de 2 minutes.

3- Planifiez:

Imaginez un seau et que ce dernier représente une journée. Vous avez la possibilité d’y mettre les 3 choses suivantes :

– Grosses pierres (actions importantes);

– Cailloux (affaires courantes);

– Sable (futilités). Chacune de ces choses représentent des actions. Si vous commencez par le sable et les cailloux, votre seau sera rapidement rempli et il vous sera impossible de mettre le plus important : les grosses pierres.

La solution : placer d’abord les grosses pierres, par la suite les cailloux et finalement le sable autour d’elles. Comment?
Chaque semaine, listez les grosses pierres que vous voulez accomplir, et programmer-les en premier. Chaque jour, créer une liste de 1 à 3 TPI (Tâches les plus importantes) ce qui devrait être essentiellement vos grosses pierres de la journée et assurez-vous de les terminer. Faites vos TPI au début de la journée pour vous en libérer.

« On ne trouve pas de temps pour les choses importantes, on en libère »

4- Agir :

Arrêtez d’être multitâches. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois et ne vous laissez pas distraire.

1. Fermez vos boites courriels, téléphone portable et Internet si possible;

2. Débarrassez-vous de l’encombrement sur votre bureau;

3. Utilisez une minuterie et focalisez-vous sur votre tâche aussi longtemps que possible;

4. Si vous êtes dérangé, écrivez toute demande entrante sur votre bloc note et revenez à votre tâche. Ne tentez pas de faire cette tâche maintenant (à moins d’une urgence).

5- Confiance :

Conservez des listes contextuelles simples (En attente, Achat à faire, Projets spéciaux, Actions stratégiques, etc.).

1. Faites vos listes aussi simples que possible;

2. Vérifiez vos listes aussi souvent que possible;

3. Focalisez-vous sur ce que vous avez à faire maintenant;

4. Arrêtez d’essayer de nouveaux outils, tentez plutôt d’intégrer une démarche à votre quotidien

6- Organisez :

Toutes les choses qui arrivent vont dans votre boîte de réception. À partir de là, elles vont dans vos listes contextuelles et dans votre dossier d’action, ou dans votre

  1. Ne vous encombrez pas. Jetez toutes les choses inutiles. Ne gardez que l’essentiel; système de classement à la poubelle ou vous déléguez.
  2. Ranger immédiatement. « Je le ferai plus tard » ne fait que créer des piles de papier et du désordre;
  3. Adoptez un système simple de classement;
  4. N’ayez pas peur de créer des dossiers;
  5. Étiquetez et nommez vos dossiers. Ne jamais appeler un dossier divers.

7- Révisez :

Examinez votre système & objectifs de façon hebdomadaire.

– Chaque semaine, prévoyez un moment pour revoir vos objectifs et faire le point sur vos tâches;

– Prévoir 30 minutes pour effectuer votre revue hebdomadaire (par exemple : vendredi en fin de journée);

  • Revoyez votre but à long terme. Revoyez vos objectifs de vie et choisissez un but que vous voulez accomplir cette année. Puis, focalisez sur un but à atteindre dans la semaine.
  • Révisez vos notes. Revenez sur vos notes pour lister les tâches inachevées et les éléments à classer.
  • Revoyez votre calendrier. Regardez votre planning de la semaine écoulée et de la semaine à venir pour voir les tâches qui sont à reporter et celles à anticiper.
  • Révisez vos listes. Penchez-vous sur vos listes pour vous assurer qu’elles sont mises à jour. Rayez les éléments terminés. Consultez également votre liste de suivis, votre liste « un jour peut-être » et votre liste de projets.
  • Planifiez vos grosses pierres. Ces tâches seront vos priorités pour la semaine à venir.

8- Simplifiez :

Réduisez vos objectifs et tâches pour ne garder que les plus importants. Supprimez tout sauf les projets et les tâches essentiels, de manière à ce que vous puissiez vous concentrer sur eux.4 pistes pour aller à l’essentiel :

– Buts et tâches. Si vous avez une liste de 50 choses à faire, voyez si vous pouvez la réduire à 25. Faites-en un défi! Parfois, les tâches s’éliminent d’elles-mêmes.

– Engagement. Apprenez à dire non. Vous ne pouvez pas tout faire. Concentrez-vous sur un petit nombre d’engagement qui vous tiennent vraiment à cœur.

– Savoir faire le ménage sur Internet. Soyez sans pitié pour les emails inutiles. Pas besoin de vérifier 50 fois votre boîte de courriel. Allez sur Internet si vous avez un but précis.- Sources d’information. Supprimer les sources d’informations sans valeur (téléviseur, radio, etc.). Cherchez uniquement les sources d’informations qui vous permettront d’avancer.

9- Routine :

Exemple de routine matinale :

  • Regardez votre agenda
  • Examinez vos listes
  • Mettre en place vos TPI de la journée
  • Faites du sport
  • Faites votre première TPI de la journée
  • Examinez votre boîte de réception (pas seulement les courriels)

Exemple de routine du soir :

  • Passez en revue votre journée
  • Écrire dans votre journal
  • Préparez le jour suivant
  • Examinez votre boîte de réception

10- Passion :

Cherchez le travail pour lequel vous êtes passionné, pas une chose que vous détestez faire et votre tâche deviendra presque comme une liste de récompenses. Comment trouver votre passion en 6 étapes simples :

1- Qu’aimez-vous déjà faire?

2- Quels sont vos sujets de lecture?

3- Remue-méninges (Brainstorming)

4- Demandez à votre entourage

5- Testez

6- Ne cessez jamais d’essayer

ZTD, vous donne l’essentiel pour que vous puissiez agir rapidement et au quotidien. Pourquoi cette méthode? Parce qu’elle est simple à mettre en place et est extrêmement efficace, elle vous simplifiera la vie et vous permettra d’atteindre votre objectif de Manager Équilibré. Il est important de garder les choses sous contrôle et surtout de réaliser ces choses.

En terminant, j’aimerais vous laissez sur cette question fondamentale… Combien de temps accordez-vous au temps? La gestion du temps est une activité en soi et il faut donc lui accorder du temps.

« Celui qui ose gaspiller une heure de son temps, n’a pas encore découvert la valeur de la vie »

Lien vers l’article complet par le Manager Urbain: http://le-manager-urbain.com/gestion-du-temps/

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